Reglement

Bardienstregeling UTPV

Mei 2025

Bardiensten worden vervuld door seniorleden. Het voldoen aan de bardienstplicht is zowel voor jou als voor UTPV van groot belang. Je draagt op deze manier immers bij aan het creëren van een prettige sfeer in ons clubpaviljoen. Waar in dit reglement gesproken wordt over bardienst, wordt bardienst of schoonmaakdienst bedoeld.

Welke leden vervullen een bardienst als onderdeel van hun lidmaatschap?
Alle seniorleden van 21 tot 70 jaar zijn verplicht éénmaal per jaar een bardienst óf een schoonmaakdienst te vervullen (hierbij geldt de leeftijd aan het eind van het jaar). Het bardienstjaar loopt van 1 januari van het kalenderjaar waarvoor het lidmaatschap geldt, tot 1 januari van het volgende kalenderjaar en wordt waar nodig met 1-2 maanden verlengd.

Welke leden zijn vrijgesteld van bardienst?
Jeugdleden, aankomend seniorleden (zij bereiken niet de 21 jarige leeftijd voor het eind van het bardienstjaar) en seniorleden die vóór het eind van het bardienst jaar 70 jaar of ouder zijn, zijn vrijgesteld van bardienst. Daarnaast zijn alle geregistreerde vrijwilligers van UTPV, de trainers, ereleden en leden van verdienste van UTPV vrijgesteld van bardienst.

Paviljoen sponsoren:

Daarnaast is sinds 2020 het Paviljoensponsorschap ingesteld. Leden die zich aanmelden voor het Paviljoensponsorschap betalen € 150,-  waarmee zij op deze manier bijdragen aan verdere innovatie van bar en terras. Zij zijn vrijgesteld van het draaien van een bardienst.
Tot slot behoudt het bestuur zich het recht voor om andere leden die zich veelvuldig vrijwillig inzetten voor de vereniging vrij te stellen van het vervullen van de verplichte bardienst.

Competitiespeler? Dan wordt je bardienst  ingepland!
Seniorleden die competitie spelen worden door de bardienstcoördinator ingeroosterd tijdens competitiedagen (voorjaar/winter) of andere evenementen (Open Toernooi, Clubkampioenschappen jeugd/senioren, Torentoernooi, Dubbelop en eendaagse evenementen). In de planning wordt rekening gehouden met het wedstrijdschema van het betreffende seniorlid. Voor competitiespelers is het mogelijk om de aangewezen dienst te ruilen met een andere competitiespeler, evenwel uitsluitend binnen de competitieperiode of op dagen waarop een evenement plaatsvindt. Wanneer er geruild wordt, moet dit te allen tijde worden doorgegeven aan de bardienstcoördinator (bardienst@utpv.nl).

Plan je eigen bardienst
Het barrooster is terug te zien door in te loggen op mijn.knltb.club.
Je komt hier door de stappen te volgen op https://www.utpv.nl/bardienst/planning/.

Alle bardienstplichtige seniorleden worden in de gelegenheid gesteld om zelf via mijn.knltb.club of de knltb.club app op de telefoon in het eerste kwartaal van het lidmaatschapsjaar de bardienst in te plannen.

Bardienst inplannen via mijn.knltb.club:

• Je komt direct in de dienstenplanner terecht. Typ op de zoekregel ‘Ulvenhout’ in en klik op ‘Zoeken’. Er verschijnt een veld met ons UTPV-logo. Selecteer het UTPV-logo.
• Je bevindt je nu in het inlogveld. Om in te loggen zijn er twee mogelijkheden: met je bondsnummer of je clublidnummer (= verenigingsnummer). Indien je deze vergeten bent, stuur een email aan ledenadministratie@utpv.nl
• Je zit nu in de nieuwe bardienstenplanner. Alle data die vrij zijn, zijn groen van kleur. Kies een datum (maand, dag en tijdstip). In de kolom rechts zie je de mogelijkheden: ‘Beschikbare diensten’. Klik hier op de datum waarop je graag je bardienst wilt vervullen. Data die wit zijn van kleur, zijn al ingevuld. De datum die jij hebt ingevuld krijgt een blauwe kleur.
• Je ziet een blok met je keuze. De laatste belangrijke stap is dat je klikt op het blauwe blokje rechts onderin: ‘Inplannen’. Je bardienst is bevestigd. Binnen enkele minuten ontvang je een mail met je bevestiging van clubinfo@knltbclub.email.
• Op het moment dat de bardienst via mail is bevestigd, staat deze daadwerkelijk in het systeem.

Bardienst inplannen via de knltb.club app op je telefoon:

• Je opent de KNLTB.club app op je telefoon
• selecteer onderin ‘club’
• selecteer bovenin ‘diensten’
• scroll door de maanden heen naar een datum waarop diensten beschikbaar zijn
• reserveer de dienst die jou past
• Je krijgt 14 dagen, 7 dagen en 1 dag voor aanvang van de bardienst automatisch een herinneringsmail. Dit neemt niet weg dat je het ook in je eigen agenda moet noteren, zodat je jouw bardienst niet vergeet en andere leden dupeert!

Hoe werkt de bardienst ?

• De bardiensttijden zijn vermeld in het bardienstrooster (1 bardienst duurt ca. 4 tot 5 uur, 1 schoonmaakdienst duurt ca. 3 tot 5 uur). Ook in de bevestigings e-mails staan de bardienst tijden vermeld.
• Voor aanvang van je bardienst legt een barhoofd (die de bar opent en sluit) een en ander uit. Wie die barhoofden zijn, kun je terugvinden op de website.

Hoe werkt de statiegeldregeling?
Als bardienstplichtig seniorlid betaal je bij je lidmaatschap/contributie een bedrag van 50 euro. Dit bedrag, het statiegeld, wordt zo spoedig mogelijk teruggestort na het verrichten van een bardienst of schoonmaakdienst. Dit gebeurt op de rekening van degene die gepland staat en waarvan het ook geïncasseerd is samen met de contributie aan het begin van het jaar.

Liever een schoonmaakdienst i.p.v. een bardienst?
Om het paviljoen schoon en fris te houden, is een schoonmaakrooster ingesteld waarvoor je je ook in de bardienstplanner kunt inschrijven. De schoonmaakdienst geldt als alternatief voor de bardienst.

Op de meeste vrijdagen kan een schoonmaakdienst worden ingeroosterd. Tijdens de schoonmaakdienst zal het seniorlid gedurende 3 uur in de ochtend speciale schoonmaaktaken verrichten in het paviljoen (zoals de glazen vitrinekasten, de bar en de kasten van bar en keuken) of op het terras. Het is NIET toegestaan kinderen of huisdieren mee te nemen naar de schoonmaakdienst. Het standaard schoonmaakwerk (wc’s, vloeren en kleedkamers) wordt door een professioneel schoonmaakbedrijf uitgevoerd, dus je krijgt geen werkzaamheden die hiermee te maken hebben.

Het groot onderhoud van het park door leden gebeurt in zijn twee periodes in het jaar: in het voorjaar (bij het vallen van bloesem) en in het najaar (als de eerste bladeren vallen). Voor deze 2 momenten (zaterdagen) kan je je schoonmaakdienst ook inplannen. Verder wordt groot onderhoud door het onderhoudsteam en een extern bedrijf uitgevoerd.

Géén bardienst ingepland vóór 15 april van het lidmaatschapsjaar?
Dan wordt het reserveren in jouw ledenprofiel in knltb.club geblokkeerd. Vanaf dat moment kun je geen tennis- of padelbaan reserveren op het afhangbord en kun je ook het hek niet openen om toegang tot het park te krijgen. Voorkom deze ongemakken dus! Voor seniorleden die op 1 mei nog geen bardienst hebben ingepland, zal de bardienstcoördinator een herinnering per mail sturen. Als de bardienst is ingevuld, kunnen deze leden door middel van een e-mail aan ledenadministratie@utpv.nl de ledenadministratie verzoeken hun profiel weer te activeren voor het reserveren van banen.

Verhinderd voor een geplande bardienst?
Leden ontvangen automatisch 14 dagen en 7 dagen voor aanvang van de geplande bardienst een mail ter herinnering. Ook 1 dag van tevoren wordt een laatste (automatische) herinnering voor het draaien van de bardienst verstuurd. Is het door onvoorziene omstandigheden niet mogelijk de geplande bardienst te vervullen, dan dienen leden zelf voor vervanging te zorgen. Voor elk lid geldt dat het eventueel ruilen van een bardienst zónder tussenkomst van UTPV dient te worden geregeld. Je kunt hiervoor gebruik maken van de ledenlijst (beschikbaar via de ClubApp).

Het barteam: Het barteam bestaat uit een aantal leden die bereid zijn een bardienst over te nemen. Let op: schoonmaakdiensten worden NIET overgenomen.

Wanneer je een email stuurt aan bardienst@utpv.nl krijg je een automatisch antwoord waarin ook het  e-mailadres staat waarop je het barteam kunt bereiken. Je kan het barteam zo verzoeken om jouw bardienst over te nemen.

Let op! Jouw naam blijft op het bardienstrooster staan. Je ontvangt zelf je statiegeld terug. Jij maakt het dan zelf over aan degene die de bardienst van je heeft overgenomen. Spreek je een wijziging of ruil af met een ander lid, regel dit dan netjes en meld het wel bij de bardienstcoördinator: bardienst@utpv.nl

Kan een bardienst door omstandigheden komen te vervallen?
Het kan voorkomen dat je bardienst vervalt door omstandigheden die buiten je invloedssfeer liggen. Dit zijn:

1. Slecht weer. Hierbij wordt het seniorlid ingelicht door het barhoofd en/of de bardienstcoördinator. Je bent op dat moment zelf nog niet op UTPV aanwezig om de bardienst te vervullen. Indien je ingelicht wordt binnen 1 uur voor aanvang van je bardienst, zal de bardienst als ‘gedraaid’ worden genoteerd en vergoed. In alle overige gevallen dient het seniorlid zelf de bardienst opnieuw in te plannen en de bardienstcoördinator hiervan op de hoogte te stellen.
2. Als een bardienst overbodig is bij een evenement (zoals competitie, toernooi of dag evenement), of het verplaatsen of vervallen van een evenement, waarbij dit minimaal 24 uur voorafgaand aan de bardienst aan het betreffende lid is gecommuniceerd. Seniorleden dienen in deze gevallen zelf hun bardienst opnieuw in te plannen en de bardienstcoördinator hiervan op de hoogte te stellen. Bij latere communicatie hoeft het lid de bardienst niet meer te herplannen en zal deze als ‘gedraaid’ worden genoteerd en vergoed.

In (uitzonderlijke) gevallen die niet hierboven omschreven zijn en leiden tot uitval van de bardienst beslist de bardienstcoördinator of deze ingehaald moet worden.

Let op: je wordt geïnformeerd over het vervallen van de bardienst op basis van de gegevens (e-mail en telefoonnummer) die bij de ledenadministratie bekend zijn. Dus check bij twijfel je berichten.

Wat moet je doen als je de reeds ingeplande bardienst wilt vervangen?
• Je dient tijdig jouw bardienst te vervangen. Op 14 dagen voor de bardienst gaat dit eenvoudiger dan 1 dag voor jouw dienst.
• Als je dienst is vervangen, blijf je email herinneringen krijgen van jouw bardienst. Stuur die dus door naar je vervanger. Jouw vervanger ontvangt niet zelf een bevestiging!
• Schoonmaakdiensten worden niet overgenomen door het barteam.

Wat zijn de consequenties als je niet op komt dagen bij een verplichte bardienst?
Als je niet op komt dagen bij jouw geplande bardienst, dan zadel je een ander op met jouw bardienst, die hier niet om heeft gevraagd, of nog erger, we hebben niemand en de bar moet gesloten blijven. Je benadeelt jouw club!

Niet op komen dagen betekent dat je Paviljoensponsor wordt. Je KNLTB-pas wordt geblokkeerd totdat het bedrag van het barsponsorschap (gelijk aan de contributie van een regulier seniorlidmaatschap) is ontvangen op rekeningnummer NL16 RABO 0116 7328 65 ten name van Ulvenhoutse Tennis- en Padelvereniging.

Indien het niet op komen dagen voor een tweede keer voorkomt, wordt de pas geblokkeerd, en zal het continueren van het lidmaatschap door het bestuur beoordeeld worden.

Leden die na 1 jaar nog geen Paviljoensponsorbedrag hebben betaald, zullen door het bestuur worden uitgenodigd om de gang van zaken te bespreken en tot een oplossing te komen.