Het hele jaar door zijn er voor zowel tennis als padel competities, toernooien en andere evenementen. Om dat allemaal goed te laten verlopen, nu en in de toekomst, zijn we voortdurend op zoek naar leden die iets als vrijwilliger voor UTPV willen doen. Onderstaand de functies waarvoor we naarstig op zoek zijn naar vrijwilligers:


Barbeheerder(s)

Verantwoordelijkheden:
1. Inkopen producten en artikelen voor de bar (regulier en incidenteel)
2. Onderhouden bar voor vlekkeloos verloop van reguliere bardiensten
3. Aansturen schoonmaak van het gehele paviljoen en terras.

Dagelijkse taken:
• Onderhouden en schoonmaken koffiemachines
• Controle op hygiëne in paviljoen en keuken
• Controle op schoonmaak
• Controle op algemene staat van paviljoen en bar
• Controle op producten in de bar, de koeling en de vriezers

Wekelijkse taken:
• Bestellen van producten die bijna niet meer op voorraad zijn
• Aansturen schoonmaakdiensten
• Aansturen schoonmaak in het algemeen

Incidentele/regelmatig terugkerende taken:
• Afstemming met toernooicommissies en competitieteams voor specifieke bestellingen (ruimschoots voorafgaand aan evenementen)
• Afstemming met bardienstcoördinator voor inplannen schoonmaakdiensten en voor opvolging naar barhoofden waar bar niet goed is afgesloten
• Ondersteuning bij speciale evenementen
• Coördinatie voorjaars- en najaarsschoonmaak (3 tot 4 uur met grote groep leden)

Overig:
• De gemiddelde tijdsbesteding voor 1 persoon is ongeveer 1 uur per dag. Barbeheer is een functie die door 2 tot 4 personen gedaan kan worden. Voorwaarde is dat er zeer goed samengewerkt wordt.
• De barbeheerder stemt werkzaamheden af met het bestuurslid Paviljoen- en voorraadbeheer.

Persoonlijke eigenschappen:
• Een aanpakker
• Iemand die gestructureerd te werk gaat
• Iemand die zorgzaam is
• Iemand die makkelijk communiceert
• Iemand die ‘het werk ziet’


Bardienstcoördinator(en)

Algemeen
De bardienstcoördinator is verantwoordelijk voor het plannen van bardiensten (in samenspraak met het bestuurslid Paviljoen- en voorraadbeheer) én voor het plannen van schoonmaakdiensten (in samenspraak met de verantwoordelijke barbeheerder).
Aan het begin van het kalenderjaar ontvangt  de bardienstcoördinator de evenementenkalender met het schema voor te plannen bar- en schoonmaakdiensten en stelt op basis hiervan een bardienstjaarplanning op in de dienstenplanner van KNLTB.Club. Het bardienstjaar loopt van 1 maart t/m eind februari.

De bardienstcoördinator zorgt gedurende het jaar voor het correct beantwoorden van vragen van leden over de bardienst, bewaakt het bardienstbeleid, helpt bij issues en voert correcties door in de dienstenplanner van KNLTB.Club.

Takenpakket:
• Opstellen barschema op basis van de vastgestelde jaarplanning met alle events, toernooien en competities. Dit barschema bevat de namen van barhoofden, schoonmaakdiensten, bardiensten en keukendiensten.
• Indelen, communiceren en herplannen van barhoofden in barschema
• Indelen tenniscompetitie spelende leden in vooraf geplande bardiensten
• Indelen leden in vooraf door toernooi- en evenementencommissies geplande bardiensten (die zijn bevestigd met deze leden)
• Openstellen bardiensten tweede helft januari voor overige leden (voor inschrijving in periode februari-maart)
• Beantwoorden van vragen of problemen die leden hebben met de planning
• Herplannen van bardiensten als een lid (onverwacht) niet komt opdagen voor de dienst
• Afstemming met barteam (groep van leden die bijspringen als bardienst niet kan worden ingevuld)
• Communiceren met barhoofden als er onregelmatigheden zijn bij bardiensten
• Toezien op actualiteit contactgegevens van leden die barhoofden zijn en van het barteam
• Code sleutelkluisje maandelijks/tweemaandelijks aanpassen en barhoofden en andere betrokken hier per mail over informeren.

Overig:
• De functie kan door 1 of 2 personen worden uitgevoerd, mits er goede afstemming tussen beiden plaatsvindt.
• Hij/zij stemt werkzaamheden af met het bestuurslid Paviljoen- en voorraadbeheer en werkt nauw samen met de barbeheerder(s), ledenadministratie, VCL Tennis en VCL Padel en toernooicommissies
• Hij/zij checkt minimaal 2 keer per week de bardienstmail.
• Tijdsbesteding opzetten jaarplanning: 2 tot 3 dagen. Daarna ongeveer 15 tot 30 minuten per week.

Persoonlijke eigenschappen:
• Iemand die het prettig vindt om taken thuis te doen (bureau-/PC-werkzaamheden)
• Iemand die in oplossingen denkt
• Iemand die goed kan plannen (en goed is in puzzelen)
• Iemand die een slechte boodschap kan brengen.


Commissie onderhoud

Algemeen

Als lid van de Commissie onderhoud pak je taken op die bij het onderhoud en de goede staat van het paviljoen en het tennis- en padelpark behoren. Je doet werkzaamheden die afhankelijk zijn van de expertise die je hebt. De onderhoudscommissie wordt ingeschakeld bij (ver)bouw-, renovatie- en/of herstelprojecten en kleine reparaties en is bij voorkeur overdag beschikbaar.

Werkzaamheden:
• In voor- en najaar schoonmaak van paviljoen en park
• Meewerken in projecten (1 tot 5 dagen per jaar)
• Kleine onderhoudsactiviteiten

Overig:
• De commissie onderhoud werkt samen met 1 voorman.
• Het team stemt werkzaamheden af met het bestuurslid Paviljoen- en voorraadbeheer.
• De tijdsbesteding is afhankelijk van voorkomende werkzaamheden (een halve dag per 2 maanden)

Profielschets:
• Iemand die doorpakt
• Iemand die door de week tijd heeft om af en toe een (reparatie)klusje te doen
• Iemand die ‘iets met zijn handen kan’
• Iemand die affiniteit heeft met huis- en tuinonderhoud en handig is met onderhoudsgereedschappen, elektronica en ICT.


Medewerker procedures en instructies

UTPV is een zeer actieve vereniging die de afgelopen jaren behoorlijk gegroeid is. We hebben (nieuwe) leden die druk zijn en niet altijd goed op de hoogte blijken van het reilen en zeilen op ons park en in het paviljoen. Daar komt bij dat onze leden steeds minder de tijd nemen om zich vooraf te informeren over het doen en laten op het park en de spelregels die daarbij horen.

Daarom zoeken we een UTPV’er die zich wil richten op procedures en regels, en gaat uitwerken hoe we deze bij onze leden onder de aandacht kunnen krijgen: eenduidig, eenvoudig en voor ieder lid niet mis te verstaan.

We hebben een aanzet gegeven vanuit het bestuur, maar we zien bij testen dat dit nog niet optimaal aansluit. Daarom nemen we dit nieuwe initiatief met een specifiek hierop gerichte positie om de procedures en instructies binnen onze snel groeiende vereniging  op orde te houden.

Werkzaamheden:
• Je inventariseert met verschillende bestuursleden en vrijwilligers hoe bepaalde procedures moeten verlopen.
• Je komt met voorstellen hoe er eenduidig en eenvoudig gecommuniceerd kan worden, zodat procedures worden begrepen.
• Bij gevalideerde ideeën/procedures ga je deze uitrollen en implementeren.
• Je zoekt naar terugkoppeling en kijkt of de nieuwe procedures werken en aanslaan.
• Je past de verbeteringen toe.

Persoonlijke eigenschappen:
• Je hebt ervaring met het opstellen van procedures, met het uitrollen van procedures of je hebt er affiniteit mee.
• Je kan zelfstandig nieuwe ideeën uitwerken.
• Tijdsbesteding: veel kan vanuit huis (en vanachter de pc) plaatsvinden.
• Je werkt samen met de bardienstcoördinator, de barbeheerder(s), de ledenadministratie en de Commissie Communicatie, staat in contact met verschillende leden en stemt werkzaamheden af met de secretaris van het bestuur.

 

Vrijwilligerscoördinator

UTPV bloeit! Dit in in belangrijke mate door de inzet van een grote groep vrijwilligers die zich dag in dag uit inzet voor de vereniging. Onder onze leden bevindt zich een groot potentieel aan kennis en ervaring waarvan we momenteel nog maar beperkt gebruik maken.

Met de vele nieuwe leden die de weg naar ons park hebben gevonden in de afgelopen 5 jaar is dit potentieel alleen maar gegroeid. We zijn daarom dringend op zoek naar een Vrijwilligerscoördinator, die dit potentieel in kaart brengt en met regelmaat bij de bestaande commissies de vinger aan de pols houdt, zodat behoeften tot wijziging/uitbreiding vroegtijdig worden gesignaleerd.

Werkzaamheden:
• In kaart brengen van beschikbaar vrijwilligerspotentieel op basis van informatie van de ledenadministratie over (nieuwe en bestaande) leden die zich voor onze vereniging willen inzetten.
• Coördinatie met toernooi- en evenementencommissies, competitieleiders tennis en padel en bestuursleden over behoefte aan extra/vervanging van commissieleden
• Vraag en aanbod vrijwilligers met elkaar in contact brengen

Overig:
• Tijdsbesteding: gemiddeld 4 uur per maand, veelal fysiek aanwezig zijn bij activiteiten van UTPV.
• Je stemt activiteiten af met de secretaris van het bestuur en werkt nauw samen met de ledenadministratie, de Commissie Communicatie en toernooicommissies.

Persoonlijke eigenschappen:
• Je bent nieuwsgierig naar mensen en naar de werkzaamheden binnen onze vereniging
• Je vindt het leuk om met andere leden in contact te komen en communiceert makkelijk
• Je gaat probleemoplossend te werk
• Je bent zorgzaam